2003年12月，我应聘到一家新加坡的独资企业做采购经理，直接领导为常务副总经理周总。该公司是一个以压铸和精密加工为主的制造型工厂，采购的物料主要是再生铝合金和挤压铜棒，品种不到30种，采购金额占采购物资总额的80%；剩下的将近9000种采购物料包括各种合金和添加剂、磨料、刀具、各种设备和维修备件、劳保用品、包装材料、工装夹具的制作材料等。公司里使用的管理系统是K3,但是只使用了成本、库存和采购三个模块。
六大问题导致系统失控
整个采购部一共5个人--一个资历比较老的采购主管、一个文员、两个采购员。
我发现整个采购模块运行的比较奇怪：
①各部门申报的辅助材料是各部门到仓库自查库存，然后直接报采购部，手工填写的时候，名称不统一，有的明明是一个产品，却有两个编码，比如同样是5mm的A3钢板，却有5*1700*5010和5*1800*5000两个编码，还有的是两种产品，却使用一个同一个编码。
②采购订单根据手工申请单直接输入，有时候没被批准就造成采购订单跳号，不方便统计。而且由于一张手工采购申请上有多个物料，每个物料询价处理的时间又不一定一样，时间一长经常造成遗漏。
③货物到了之后才审核订单，因为临时采购的物资单价无法确认，所以手工订单和系统订单并行。
④铝合金和铜棒的价格经常发生变化，几乎是一批一个价格，由于公司没有检验设备，只能送到金属研究所检验。来回的周期需要两天，有的时候会发生先出库后入库的现象。因为公司材料核算实行的是移动平均法，所以有的时候会出现材料价格波动过大。buyer.top-sales.com.cn
⑤铝合金和铜棒的到货数量与订单数量不符合。因为供应商出货都是铝合金按照规定数量铁皮打包，铜棒是定尺整根出货，误差是难免的；而财务要求是分毫不差，采购员嫌麻烦，也经常等到货物来了之后才请周总审核订单。
⑥因为订单的不准确性，采购和库存的数据是相互独立的，各做各的。
采购整顿
我上任之后第三个星期，就开始在采购内部进行整顿，主要采取了以下措施：
①取消了各部门的手工采购申请。各部门指定专人在系统内的采购申请单上申报所需的物料和数量，新增物料与否由仓库把关。各部门经理审核之后到达采购员，采购员在询价之后，负责在采购申请单填写，我负责二级审核，周总负责三级审核。
②对同一张采购申请上迟迟未处理的物料，我拆分成两张采购申请，保证了询价完毕的物料的采购时间，同时也保留了未询价物料的信息。
③在采购申请单得到批准后，由我统一下推成联号的采购订单，供方、品种、数量、不含税价格等一目了然，周总二次审核后打印，作为采购执行的依据。除了设备订单，都采用了系统套打的方式，完全取消了手工订单。
④与供应商沟通，要求所有的供应商送货的时候，统一填写规定格式的无炭复写纸的送货通知单，外地送货的由采购员填写，必须注明：供方代码、物料编码、数量和采购订单号码。
⑤仓库里所有的入库必须以采购订单下推的入库单为依据，核对送货通知单，没有或者不符合采购订单绝对不允许入库。入库的估入和购入价格必须和订单不含税价格一致。开始的时候还允许价格误差5%，运行一个月后，取消了价格容差。
⑥与原材料供应商沟通，要求送货的总数量不允许超过该采购订单的数量；与财务沟通，说明了订单数量、送检数量和入库数量不一定一致的关系，得到了财务的认同。我每星期审查订单，对数量基本完成的订单予以手工关闭。我一向不大赞同采购订单和生产订单给个数量容差之后允许自动关闭的做法，经理或者计划员对自己的计划进行审查，分析未完成订单是一项很重要的工作。
⑦通知仓库（当时隶属于成本部）没有入库绝对不允须发料，因为只要原材料早到两天就可以解决这个先发后入的问题，所有的一切后果由采购部承担。
原材料和辅助材料的采购，在系统内基本处于失控状态--采购订单成了先斩后奏，采购的时候因为材料的不确定性，经常会出现物料短缺或者积压，而且信息的不规范，也容易造成人为的失误。
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