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ERP帮你轻松优化采购员分工合作流程

2009-04-02 10:04:17 作者:千岩 来源: 浏览次数:0 网友评论 0

  在实际管理中,我们有可能要对采购员进行分类管理。如按每个采购员只负责自己负责的供应商,对于不是他自己负责的供应商,则他无查询权限与下单权限;又如,某个采购员只能负责五金类材料的采购,而其他材料的采购他部门过问等等。这些需求,若靠手工管理,很难实现,难为会出现一些漏洞,但是,通过ERP系统的鼎立支持,这些需求的实现,就变得有可能。

  一、谁建的单据,谁负责。

  企业在采购管理中,有可能有这样的要求,即谁建立的采购单,只能有他自己负责,其他采购员不能进行修改,有时候,连查询都不行。

  如此做,一是为了防止采购单不被其他人无意,甚至恶意的修改,而单据的主人却不知道,最后有可能下给供应商的采购单是被别人篡改过的采购单,而给企业带来损失;二是出于保密的需要,企业不希望采购员之间,相互知道采购的价格,所以,设置成为采购人员相互之间不能互相查询采购单。

  针对这种情况,ERP 给出了专门的解决方案,可以帮助用户方便的实现这些需求。ERP系统根据企业的实际需求,也给出了安全程度不同的解决方法。

  1、各个采购员之间不能相互更改单据,但是可以相互查询单据。

  如采购员A建立的采购单,则其他采购员不能对其进行任何的修改,直接修改或者通过采购变更单修改都不可以,但是,若其他采购员想查询采购员A所下的采购单据,则是可以的。

  但是,这不影响单据的审核。如采购员A的采购经理是B,其所有的单据都要采购经理B进行审核。则,采购经理B一般情况下,也无法对采购员A的采购定单进行修改动作,但是,可以对采购单进行审核或者作废的操作。其若发现采购单有错误需要修改时,要通知采购员A进行修改,然后其再审核。如此做,是为了保证采购员对自己的单据所做的任何修改,都心中有数。

  2、各个采购员即不能相互更改单据内容,而且也不能相互查询单据。

  这个级别就相对来是说,比较严格,一般是在化工等行业对于配方等信息控制比较严格的部门,才采用这个级别的控制方案。通俗的说,就是各个采购员相互之间的采购信息,都是保密的。采购员A不能知道采购员B采购了些什么东西,特别是采购材料的价格等内容,同理,采购员B也不知道采购员A采购的原材料。但是,作为他们的上司,采购经理C则可以查询到所有的采购单信息。

  但是,仍然同上面一样,其只可以查询,但是不能够进行修改数据,修改数据的动作仍然要由各自的采购员来完成,目的仍然是为了采购单据的任何改动,都要让采购员进行,如此,他们才会心中有数。当然,采购经理有权进行采购定单的审核或者作废作业。

  这些权限也会自动应用到报表等作业。如采购报表生成时,采购员A就不能导出采购员B采购的材料等等。如此,可以从全方位保证信息的准确性。

  二、谁的供应商,谁负责。

  企业有时候会指定采购员负责哪些供应商,此时,管理起来就更加严格。

  如根据企业工作的分配,采购员A负责供应商E、F,而采购员B负责供应商H、J。就有客户要求,采购员A不能查询供应商H、J的信息,同样,采购员B也不能查询到供应商E、F的信息,也就是说,每个采购员都只能查询到自己负责的供应商的信息。

  这个安全级别设置同样要能够沿袭到采购单据中。如采购员A负责供应商E、F的话,则供应商E、F的采购单,则其他采购员就不能够查询或者不能够修改;同理,采购员A也就不能查询到供应商H、J的采购单信息或者对其进行修改。

  也就是说,在供应商这里设置了分类管理的权限,则就不需要再在采购单级别上进行设置,不然的话,设置的工作量太大。采购单要能够自动继承供应商中的设置权限。如此,可以保证整个权限在ERP系统中,比较统一。

  当然,若采购单级别另外进行了设置,则以采购单级别上的权限设置为准。也就是说,权限的继承跟数据的传递是同一个的道理,都是遵循谁近谁优先的原则。

  现在遇到的一个问题是,若后来由于采购员工作重新安排,采购员A与采购员B负责的供应商相互对调时,则该如何处理?按哪个原则来处理权限的冲突呢?

  针对这种情况,ERP提供了两种选择,让用户根据实际情况,做出判断。

  一是溯及即往。即若现在采购员A负责供应商H、J,则其可以查看以前采购员B下的供应商H、J的采购定单,而以前自己下的供应商E、F的采购定单则采购员A就无权查询或者更改。

  二是独立原则。即若现在采购员A负责供应商H、J,则其对以前采购员B下的供应商H、J的采购定单无法查询,其可以查询以前自己下的供应商E、F的采购定单。也就是说,权限考虑时,把前后两个时期独立开来进行考虑。

  具体采用哪个原则,则要用户根据自己的需求作出合理的判断,毕竟,这个方案是由用户自己用,只有用户才最有说话权。

  三、谁的材料,谁负责。

  除了以上两个控制级别外,还可以根据材料为基础,对采购员进行工作的分配。如采购员A负责五金类材料的采购,而采购员B负责包装材料的采购。根据企业的不同管理控制要求,其又可以提供不同的控制级别。

  1、不同种类材料的采购员,可以相互查询彼此的单据,只是不能相互修改。

  若现在需要采购包装材料,则采购员A无权开立采购单,即使采购员B开了采购单,采购员A也无权进行修改。其只可以对其进行查询。同里,采购员B也无法开立五金材料的采购单,或者对五金材料的采购单进行更改。当然其可以相互查询到对方的采购单。

  同时,其上司采购经理则可以对其进行审核或者作废的动作,若要修改单据,则仍然只能通过采购员来完成。

  这跟“谁建的单据,谁负责”看起来比较像,其实还是有细微的差别。一是权限设置上的差别,一个是在采购单设置来进行控制,另外一个则是在原材料类别处进行设置。另一个区别,若某个材料有两个采购员进行采购,则按照这种解决方案,这两个采购员开的采购单据,相互之间仍然可以更改,因为其负责的是同一种材料;而若根据“谁建的单据,谁负责”的处理方法,即使是同一种材料,两个采购员也不能相互更改单据,即使是同个材料也不行,因为开单人是不同的。

  2、不同种类材料的采购员,即不可以相互查询彼此的单据,更加不能相互修改。

  这个设置比上个级别的设置更加严格,彼此之间不能查询,而且还不能更改。

  ERP 系统除了可以做到按材料的种类来分配工作外,还可以按具体的某个材料来分配。如五金类的套筒是由采购员A负责,而剪刀则由采购员B负责,如此,也可以套用如上的权限处理方法。不过,一般企业按照原材料的种类即可以,若按具体的材料来进行分工的话,则无论从实际管理,还是从系统配置等方面考虑,都会比较复杂,一般企业很少利用。

  通过以上的分析,大家可以看出,在ERP 系统的帮助下,可以轻松的实现采购员之间分工合作,互不影响,同时,也可以最大程度的保障企业相关信息的安全性,不被泄露。

  不过,在利用这些功能前,一定要注意,系统配置好以后,要进行测试。一些没有实际经验的人,看到以上介绍,可能都头晕了。可见,这些权限配置的复杂性,再加上各个权限相互之间的叠加,就更容易出现错误。所以,企业确定相关的需求,在ERP系统中配置完成之后,用户要进行测试,测试过后,再拿出来用。

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