采购环节往往是企业经营管理中最薄弱的一环。一是容易滋生暗箱操作、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等；二是容易“跑、冒、滴、漏”，在许多企业中，采购成本占企业总成本的60％以上。下面介绍一些企 ...
采购环节往往是企业经营管理中最薄弱的一环。一是容易滋生暗箱操作、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等；二是容易“跑、冒、滴、漏”，在许多企业中，采购成本占企业总成本的60％以上。下面介绍一些企业采购控制的主要措施。
4．4．1 实物与信息同步入库
采购控制要处理包括商品实际人库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供应商下订单等一系列作业。具体而言，其工作内容包括：入库作业处理、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程等。在整个作业过程中，实物与信息是同步的。所谓实物就是企业所采购的原材料或设备等，信息就是有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息两者不同步，就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符等问题发生。可以说，采购内控的关键是信息控制。
完善的采购控制系统要能够为采购人员提供快速而准确的信息，以使采购人员能向供应商适时、适量地开立采购单，使商品能在出发前准时人库并且杜绝库存不足或积压过多等情况的发生。
4．4．2 财务、审计双管齐下
采购是实体转移和价值转移的统一过程，因此容易产生作弊问题。采购控制要实现下列目标： 保证采购业务合法有效、采购材料物美价廉、采购成本核算准确、采购记录真实完整。为实现以上目的，企业应做到：
（1）建立控制共建点
企业应当建立以请购制度、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：①审批；②签约；③登记；④承付；⑤验收；⑤审核；⑥记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点.
（2）实行职务分离
购买业务环节中所需处理的主要业务有：确定需求、寻求能满足供应商的适宜价格、向供应商发出订单、检验收到的货物、确定是否接受货物、向供应商退回货物、储存或使用货物、会计记录、核准付款等。在这些业务中，需要进行职务分离的有：
① 付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
② 检验与采购进行分离，即货物的采购员不能同时担任货物的验收工作。
③ 记录和采购分离，即货物的采购、储存和使用人员不能担任账务的记录工作。
④ 接受各种劳务的部门或主管应适当地同账务记录人分离。
⑤ 审核与付款分离，即审核付款人应同付款人职务分离。
⑥ 记录应付账款的人不能同时担任付款业务。
4．4．3 用采购伦理道德与法律进行约束
在企业采购业务中，可以利用的法律主要有以下几种:
（1）代理权法
所有的公司，其行为都必须通过代理人来进行。这样，多数采购人员和销售人员都是其公司的代理人。如果代理人按照实被授权的方式行事，那幺公司必须履行其义务；如果代理人的行为超出了其权力范围，公司则不受约束，要由代理人个人对所及的约定负责。
（2）合同法
采购人员的多数日常活动都与合同法有关。每一次采购都是采购员和供应商之间的一个合同，要受合同法原则的约束。同代理权法一样，合同法也起源于英国的习惯法。
（3）国际合同法
在涉及国际合同的时候，要遇到相互开展贸易的不同国家的法律。每个国家都有自己的合同法，但是为了促进可靠业务的开展，许多国家通过合约联合在一起，制定了共同的合同原则——联合国国际货物销售公约来管理国际业务。各个国家必须自愿地决定是否受CISG约束。属于缔约国的各方签订的国际销售合同适用此公约，除非合同各方明确指出“宣布放弃”。CISG的存在意味着如果你与一个公司签订了合同，而且该公司所在国家也是CISG的签约们，那幺CISG将适用于你们的合同，除非有书面的协议明确说明CISG不适用。因此当我们与其它国家的企业签订合同的时候，明确适用什幺法律以及法律的内容是十分重要的。
4．4．4 杜绝采购回扣
主要是防止暗箱操作，虽然暗箱操作一直存在，虽然我们不可能完全杜绝其现象的发生，但是我们可以采取措施减少此类现象的出现，下面介绍几种方法：
（1）三分一统
“三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制权、质量验收权要做到三权分离，各自负责，互不越位。“一统’，即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能够与客户见面，实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，最终以降低成本为目的的制约机制。
（2）三统一分
材料和备品配件的采购要实行“三统一分”的管理机制：“三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款；“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不至于上当受骗。各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益，有权决定采购计划和采购项目。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。’
（3）三公开、两必须
“三公开”是指采购品种与数量和质量指标公开、参与供货的客户和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开；“两必须”是指必须在货比三家后采购、必须按程序、按法规要求签订采购合同。
（4）五到位、一到底
所谓“五到位”是指所采购的每一笔物资都必须由五方的签字，即只有采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要记录在案，什幺时候发现问题什幺时候处罚。
（5）全过程、全方位监督
全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资使用的结束，其中共有九个需要进行监督的环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用）。虽然每一个环节都有监督，但重点在于制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性，使其按正常渠道进行；合同监督主要是其合法性和公平程度，保证合同的有效性；质量监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假，每一个入库产品都符合买方要求；付款监督是确保资金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程，就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。所谓全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，方方面面没有遗漏，形成严密的监督网。
最后，还有一点需要我们注意的就是：监督机制的生命在于责任追究。拥有严格完备的监督机制而没有相应的惩罚措施，所有的努力都将化为泡影。因此监督的关键还在于及时进行的重罚。科学、规范的采购机制，严格完备的采购控制不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员不受外部利益的诱惑。
4．4．1 实物与信息同步入库
采购控制要处理包括商品实际人库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供应商下订单等一系列作业。具体而言，其工作内容包括：入库作业处理、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程等。在整个作业过程中，实物与信息是同步的。所谓实物就是企业所采购的原材料或设备等，信息就是有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息两者不同步，就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符等问题发生。可以说，采购内控的关键是信息控制。
完善的采购控制系统要能够为采购人员提供快速而准确的信息，以使采购人员能向供应商适时、适量地开立采购单，使商品能在出发前准时人库并且杜绝库存不足或积压过多等情况的发生。
4．4．2 财务、审计双管齐下
采购是实体转移和价值转移的统一过程，因此容易产生作弊问题。采购控制要实现下列目标： 保证采购业务合法有效、采购材料物美价廉、采购成本核算准确、采购记录真实完整。为实现以上目的，企业应做到：
（1）建立控制共建点
企业应当建立以请购制度、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：①审批；②签约；③登记；④承付；⑤验收；⑤审核；⑥记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点.
（2）实行职务分离
购买业务环节中所需处理的主要业务有：确定需求、寻求能满足供应商的适宜价格、向供应商发出订单、检验收到的货物、确定是否接受货物、向供应商退回货物、储存或使用货物、会计记录、核准付款等。在这些业务中，需要进行职务分离的有：
① 付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
② 检验与采购进行分离，即货物的采购员不能同时担任货物的验收工作。
③ 记录和采购分离，即货物的采购、储存和使用人员不能担任账务的记录工作。
④ 接受各种劳务的部门或主管应适当地同账务记录人分离。
⑤ 审核与付款分离，即审核付款人应同付款人职务分离。
⑥ 记录应付账款的人不能同时担任付款业务。
4．4．3 用采购伦理道德与法律进行约束
在企业采购业务中，可以利用的法律主要有以下几种:
（1）代理权法
所有的公司，其行为都必须通过代理人来进行。这样，多数采购人员和销售人员都是其公司的代理人。如果代理人按照实被授权的方式行事，那幺公司必须履行其义务；如果代理人的行为超出了其权力范围，公司则不受约束，要由代理人个人对所及的约定负责。
（2）合同法
采购人员的多数日常活动都与合同法有关。每一次采购都是采购员和供应商之间的一个合同，要受合同法原则的约束。同代理权法一样，合同法也起源于英国的习惯法。
（3）国际合同法
在涉及国际合同的时候，要遇到相互开展贸易的不同国家的法律。每个国家都有自己的合同法，但是为了促进可靠业务的开展，许多国家通过合约联合在一起，制定了共同的合同原则——联合国国际货物销售公约来管理国际业务。各个国家必须自愿地决定是否受CISG约束。属于缔约国的各方签订的国际销售合同适用此公约，除非合同各方明确指出“宣布放弃”。CISG的存在意味着如果你与一个公司签订了合同，而且该公司所在国家也是CISG的签约们，那幺CISG将适用于你们的合同，除非有书面的协议明确说明CISG不适用。因此当我们与其它国家的企业签订合同的时候，明确适用什幺法律以及法律的内容是十分重要的。
4．4．4 杜绝采购回扣
主要是防止暗箱操作，虽然暗箱操作一直存在，虽然我们不可能完全杜绝其现象的发生，但是我们可以采取措施减少此类现象的出现，下面介绍几种方法：
（1）三分一统
“三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制权、质量验收权要做到三权分离，各自负责，互不越位。“一统’，即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能够与客户见面，实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，最终以降低成本为目的的制约机制。
（2）三统一分
材料和备品配件的采购要实行“三统一分”的管理机制：“三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款；“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不至于上当受骗。各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益，有权决定采购计划和采购项目。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。’
（3）三公开、两必须
“三公开”是指采购品种与数量和质量指标公开、参与供货的客户和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开；“两必须”是指必须在货比三家后采购、必须按程序、按法规要求签订采购合同。
（4）五到位、一到底
所谓“五到位”是指所采购的每一笔物资都必须由五方的签字，即只有采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要记录在案，什幺时候发现问题什幺时候处罚。
（5）全过程、全方位监督
全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资使用的结束，其中共有九个需要进行监督的环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用）。虽然每一个环节都有监督，但重点在于制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性，使其按正常渠道进行；合同监督主要是其合法性和公平程度，保证合同的有效性；质量监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假，每一个入库产品都符合买方要求；付款监督是确保资金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程，就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。所谓全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，方方面面没有遗漏，形成严密的监督网。
最后，还有一点需要我们注意的就是：监督机制的生命在于责任追究。拥有严格完备的监督机制而没有相应的惩罚措施，所有的努力都将化为泡影。因此监督的关键还在于及时进行的重罚。科学、规范的采购机制，严格完备的采购控制不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员不受外部利益的诱惑。
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