公司的采购是一项重要的事务处理活动，其处理流程一般如下，如图9-4所示。
⑴ 计划部门与生产部门通过内部的信息系统将年或月份需求信息及时发布到数据库中，供应部门根据最新需求信息制订采购计划。
⑵ 采购方发布求购信息，要求供货方提供货源信息、进行报价等。
⑶ 供货方的到相关的求购信息后，对采购方做出回应，如报价等。
⑷ 根据采购系统内部供应商管理模块和需求计划，对供应商提供的各种资料信息进行比较选择，择优选定一家或数家供应商，或者根据实际需要寻找新供应商，这就需要有一定的审核，确保新供应商的信用度。
⑸ 采购双方签订电子贸易合同。
⑹ 对需立即采购的或已达到批量采购标准的采购申请，依据业务规则生成订单。
⑺ 采购方向供货方发放商品订购单，说明初步确定购买的商品信息。
⑻ 供货方对采购方提出的订单信息进行回应，说明有无此商品及商品的规格型号、数量、品质状况。
⑼ 采购方根据供货方的回答情况决定是否对订单做出更改，说明最终确定的采购信息。
⑽ 下达订单及掌握进货过程。将订单通过INTERNET发给供应商的订单管理系统，供应商发货后供应部门要及时跟踪供货过程。
⑾ 采购方向供货方提出运输工具、交货时间、交货地点等要求。
⑿ 供货方向采购方发出发货通知，将运输方式、发货地点等信息通知采购方。
⒀ 采购方将收货信息通报给供货方，货到后供应部门即时通知品质部门验收，合格后仓储部门入库。
⒁ 订购的产品入库或服务完成后系统自动生成凭证并向系统提交，供应部门向财务部门提交有关单据。
⒂ 依据规则，系统在发出订单时或产品验收合格入库后，系统会自动地给供应商付款，或者供应部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款。
⒃ 供货方向采购方发送电子发票，采购方收到商品，供货方收到货款并出具电子发票。
⒄ 如果在交易过程中，任何一方违约，受损的一方将向违约方索赔。
在信息采购的所有环节中，目前被采购人员使用得最多的是以下两项功能：① 发布求购信息，既可在许多专业商业网站上发布求购信息，也可在自己的企业网站上发布求购信息；② 等待供应商联络，有很多推销人员通过因特网寻找买主，发现合适的买主后便会留下自己的联络方式，有的还会报价及说明可供货的数量和时间。
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